Kai klientai paskambina jūsų verslui, paskutinis dalykas, kurio norite, yra tai, kad jie jaustųsi nusivylę laukdami sulaikymo. IVR laukimo pranešimai vaidina lemiamą vaidmenį formuojant jų patirtį tais tylos akimirkomis. Veiksmingų pranešimų kūrimas gali ne tik informuoti apie jūsų skambinančiuosius, bet ir sustiprinti bendrą pasitenkinimą jūsų paslauga.

Jums gali kilti klausimas, kaip pasiekti tinkamą pusiausvyrą tarp informatyvaus ir įtraukiančio turinio. Viskas priklauso nuo jūsų auditorijos supratimo ir pranešimų, kurie su jais rezonuoja. Šiame straipsnyje rasite praktinių patarimų, kaip sukurti įtikinamus IVR laukimo pranešimus, kurie palaiko klientus, ir sumažina pakabinimus, užtikrindami, kad jie jaustųsi vertinami net laukdami.

Pagrindiniai takeliai

• Supraskite IVR pranešimų vaidmenį: Efektyvūs IVR laukimo pranešimai yra būtini norint sustiprinti klientų patirtį sulaikymo metu, išlaikant skambinančiuosius ir informuotus.
• Amatininkai glaustai ir aiškūs scenarijai: naudokite trumpus, tiesmukiškus sakinius, kurie trunka ne ilgiau kaip 30 sekundžių, kad perduotumėte svarbią informaciją be klientų.
• Priimkite draugišką toną: šiltas ir kviečiantis tonas skatina teigiamą atmosferą, todėl skambinantieji jaučiasi vertinami ir labiau linkę likti ant linijos.
• Pateikite svarbią informaciją: informuokite klientus apie laukimo laiką, vėlavimų priežastis ar alternatyvius išteklius, kol jie laukia, kol sustiprins savo bendrą patirtį.
• Surinkite atsiliepimus apie tobulinimą: naudokite apklausas po skambučio, kad surinktumėte klientų atsiliepimus apie pranešimų aiškumą ir paslaugumą, leisdami nuolat tobulinti savo pranešimų strategiją.
• Suasmeninkite ir reguliariai atnaujinkite: pritaikykite pranešimus į konkrečius skambinančiųjų segmentus, kad geriau įsitrauktumėte ir reguliariai atnaujintumėte turinį, kad išlaikytumėte aktualumą su dabartinėmis reklamos ar paslaugų pakeitimais.

Suprasti IVR laukimo pranešimus

Efektyvūs IVR laukimo pranešimai vaidina lemiamą vaidmenį formuojant klientų patirtį sulaikymo metu. Šios žinios prižiūri skambinančiuosius ir informuotus, mažindami nusivylimą ir pagerindami pasitenkinimą.

IVR laukimo pranešimų svarba

IVR laukimo pranešimai atlieka keletą svarbių funkcijų. Jie pateikia esminės informacijos apie apskaičiuotą laukimo laiką, paaiškina skambučių eilės tikslą ir klientams siūlo patikinimą. Įsitraukimas gali sustiprinti skambinančiojo sulaikymą sukurdama teigiamą atmosferą, kol jie laukia. Be to, naudojant kvalifikuotą balso talentą šiems įrašams pridedamas profesionalumas, kuris atspindi jūsų auditoriją.

Įprastos spąstai, kurių reikia vengti

Kai kaupdami IVR laukiate pranešimus , venkite įprastų spąstų, kurie gali sumenkinti jų veiksmingumą. Venkite pernelyg ilgų ar sudėtingų scenarijų, kurie gali supainioti skambinančiuosius. Nenaudokite monotoniško pristatymo; Verčiau rinkitės dinaminius įrašus, kuriuos atlieka patyrę balso menininkai , kurie suteikia energijos ir aiškumo žiniai. Be to, susilaikykite nuo per didelio reklaminio turinio, kuris atitraukia nuo pagrindinio tikslo, kad klientai būtų informuoti.

Norėdami užtikrinti, kad jūsų IVR balsas būtų efektyvus, apsvarstykite galimybę investuoti į aukštos kokybės produkcijos vertybes ir profesionalų balsą dėl talentų . Naršykite parinktis, pritaikytas būtent jūsų poreikiams „IVR VoiceOver“ .

Patarimai, kaip sukurti efektyvius IVR laukimo pranešimus

Efektyvūs IVR laukimo pranešimai padidina klientų pasitenkinimą sulaikymo metu. Čia yra svarbiausi patarimai, kaip sukurti efektingus pranešimus.

Laikykitės glausto ir aiškaus

Aiškumas yra svarbus IVR balsu . Naudokite trumpus sakinius, kurie greitai perteikia jūsų pranešimą. Siekite scenarijaus, trunkančio ne ilgiau kaip 30 sekundžių, užtikrindami, kad klientai gautų svarbią informaciją be nusivylimo. Venkite žargono ar sudėtingų frazių; Sutelkite dėmesį į tiesmukišką kalbą, kurią visi gali suprasti.

Naudokite draugišką toną

Draugiškas tonas skatina teigiamą atmosferą laukimo metu. Pasirinkite šiltas, kviečiančias frazes ir įsitikinkite, kad balso talentas atspindi šį pristatymo toną. Įsitraukę pranešimai verčia skambučius jaustis vertinami ir labiau linkę likti ties linija, o ne pakabinti nuo nekantrumo.

Pateikite vertę ir informaciją

Į savo laukimo pranešimus įtraukite naudingą informaciją. Informuokite klientus apie apskaičiuotą laukimo laiką, vėlavimų priežastis ar alternatyvius išteklius, kol jie laukia. Teikti svarbią informaciją ne tik nuraminti skambinančiuosius, bet ir sustiprinti bendrą jų patirtį teikiant paslaugas.

Norėdami gauti profesionalią pagalbą kuriant IVR žinutes, apsvarstykite galimybę ištirti mūsų ekspertų paslaugas IVR balso perdavime .

Testavimas ir veiksmingumo matavimas

IVR laukimo pranešimų efektyvumo išbandymas ir matavimas užtikrina, kad jie atitiktų klientų lūkesčius. Duomenų apie skambinančiųjų sąveiką rinkimas padeda patobulinti jūsų požiūrį.

Klientų atsiliepimų rinkimas

Klientų atsiliepimų rinkimas yra labai svarbus norint suprasti, kaip jūsų IVR balso perdavimas rezonuoja su skambinančiaisiais. Pasinaudokite apklausomis po skambučio, kad paklaustumėte apie jų patirtį, sutelkdami dėmesį į pranešimų aiškumą, toną ir paslaugumą. Skatinkite sąžiningus atsakymus, siūlydami paskatas arba pateikdami trumpas apklausas. Išanalizuokite grįžtamojo ryšio modelius, kad nustatytumėte tobulinimo sritis. Įdiegus pakeitimus, remiantis šia įvestimi, padidėja bendra jūsų balso kokybė, palyginti su talentų pasirinkimu.

Analizuojant skambučių trukmės ir kritimo normas

Išanalizavus skambučio trukmę ir kritimo rodiklius, galite sužinoti apie jūsų IVR pranešimų efektyvumą. Takelių metrika, tokia kaip vidutinis sulaikymo laikas ir atsisakymo procentai, kad būtų galima įvertinti skambinančiojo pasitenkinimą laukimo pranešimais. Trumpesnis sulaikymo laikas paprastai koreliuoja su veiksmingomis žinutėmis, kurios palaiko klientus. Jei pastebite aukštus kritimo įkainius, iš naujo supraskite pranešimo turinį ir pristatymo stilių; Jei reikia, sureguliuokite scenarijus, kad palaikytumėte susidomėjimą be per daug skambinančiųjų.

Profesionalia pagalba kuriant IVR patirtį, apsvarstykite galimybę ištirti unikalių IVR balso perdavimo sprendimų, pritaikytų jūsų poreikiams: IVR balso perdavimo .

Geriausia IVR pranešimų praktika

Efektyvūs IVR pranešimai žymiai padidina klientų patirtį sulaikymo metu. Geriausios praktikos įgyvendinimas užtikrina, kad pranešimai yra patrauklūs ir informatyvūs.

Suasmeninimo būdai

Suasmenintos žinutės geriau rezonuoja su skambinančiaisiais, todėl jie jaučiasi vertinami. Jei įmanoma, į savo scenarijus galite įtraukti Pranešimų pritaikymas konkrečiems skambinančiųjų segmentams taip pat skatina įsitraukimą; Pavyzdžiui, dažnų klientų sprendimas kitaip nei nauji sukuria žinomumo jausmą. Naudojant tikslinę kalbą, atspindinčią ankstesnę skambinančiojo sąveiką, skatina lojalumą ir teigiamą atmosferą.

Reguliariai atnaujinti pranešimus

Reguliariai atnaujinti pranešimus palaiko aktualumą ir informuojami klientai. Dažni atnaujinimai atspindi paslaugų, reklamų ar eksploatavimo valandų pokyčius, užtikrindami, kad skambinantieji gautų tikslią informaciją. Suplanuokite įprastas jūsų IVR turinio apžvalgas, kad nustatytumėte sritis, kurioms reikia gaivinimo, atsižvelgiant į sezonines tendencijas ar klientų atsiliepimus. Dabartinių įvykių ar savalaikių pranešimų įtraukimas į jūsų laukimo pranešimus gali veiksmingiau sudominti skambinančiuosius ir sumažinti nusivylimą.

Profesionalia pagalba kuriant įtraukiančius IVR balso perdavimus , apsvarstykite galimybę ištirti galimybes, kuriose yra kvalifikuotų balso talentų , kurie gali pagerinti jūsų pranešimų kokybę. Sužinokite daugiau apie tai, kaip galite padidinti savo klientų patirtį apsilankę IVR balso perdavime .

Išvada

Veiksmingų IVR laukimo pranešimų kūrimas gali žymiai pagerinti jūsų klientų patirtį. Sutelkdami dėmesį į draugiškumą ir aktualumą, skambinantieji palaikysite skambinančius ir informuotus. Nepamirškite suasmeninti savo pranešimų ir reguliariai atnaujinti jas remdamiesi klientų atsiliepimais, kad įsitikintumėte, jog jie rezonuoja su jūsų auditorija. Išbandžius scenarijų efektyvumą, padėsite nustatyti tobulinimo sritis, dėl kurių padidėja skambinančiųjų išlaikymo procentai. Prioriteto nustatymas kokybiškoms gamybos vertėms taip pat yra ilgas kelias, darant teigiamą įspūdį jūsų skambinantiesiems. Įdiekite šias strategijas ir stebėkite, kaip savo IVR laukimo laikas virsta galimybėmis užmegzti stipresnius santykius su klientais.

Dažnai užduodami klausimai

Kas yra IVR laukimo pranešimai?

IVR laukimo pranešimai yra automatiniai įrašai skambinantiesiems, kol jie yra sulaikyti. Šie pranešimai suteikia informacijos apie jų skambučio būseną, apskaičiuotą laukimo laiką ir patikinimą, siekiant sustiprinti bendrą klientų patirtį.

Kodėl IVR laukimo pranešimai yra svarbūs?

Efektyvūs IVR laukimo pranešimai pagerina klientų pasitenkinimą, nes skambinantieji informuojami sulaikymo metu. Jie padeda sumažinti nusivylimą paaiškindami skambučio eilės tikslą ir priversti klientus jaustis vertinami.

Kiek laiko turėtų būti IVR pranešimas?

Efektyvus IVR pranešimas turėtų trukti ne ilgiau kaip 30 sekundžių. Šis trumpumas padeda išvengti skambinančiųjų nusivylimo, tuo pačiu aiškiai pateikiant esminę informaciją.

Kokiu tonu turėčiau naudoti IVR pranešimuose?

IVR pranešimams rekomenduojama draugiško ir šilto tono. Šis požiūris skatina teigiamą atmosferą, todėl skambinantieji jaučiasi vertinami ir mažiau linkę pakabinti.

Kaip galiu išbandyti savo IVR pranešimų efektyvumą?

Norėdami patikrinti efektyvumą, surinkite klientų atsiliepimus atlikdami apklausas po skambinimo, daugiausia dėmesio skiriant aiškumui ir tonui. Be to, išanalizuokite skambučio trukmę ir kritimo normas, kad įvertintumėte įsitraukimo lygį naudodamiesi pranešimais.

Ar turėčiau suasmeninti savo IVR pranešimus?

Taip! IVR pranešimų suasmeninimas gali žymiai sustiprinti klientų patirtį. Naudodamiesi klientų pavadinimais ar turinio pritaikymu konkrečiems segmentams, skambinantieji jaučiasi vertinami ir pagerina sulaikymo procentus.

Kaip dažnai turėčiau atnaujinti savo IVR pranešimus?

Norint išlaikyti aktualumą, labai svarbu reguliariai atnaujinti IVR pranešimus. Peržiūrėkite turinį pagal sezonines tendencijas ar klientų atsiliepimus bent kas kelis mėnesius, kad užtikrintumėte tikslumą ir įsitraukimą.

Kokių įprastų spąstų turėčiau vengti kurdamas šias žinutes?

Venkite pernelyg ilgų ar sudėtingų scenarijų, monotoniško pristatymo ir per didelio reklaminio turinio savo IVR pranešimuose. Jei tai glaustai, įtraukianti ir informatyvi, skambinantiesiems taps geresnė patirtis.